Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

• De Stichting: Stichting Groninger Voedseltuinen.
• Bestuur: Het bestuur van de Stichting.
• Klager: Iedereen die zich door een gedraging of nalaten van de Stichting, haar bestuur of medewerkers, direct dan wel indirect in zijn belang geschaad acht. Dit kunnen o.a. deelnemers, samenwerkingspartners, aanvragers of ontvangers van de subsidieregeling (voor zover de klacht betrekking heeft op het handelen van de Stichting), of andere belanghebbenden zijn.
• Gedraging: Iedere handeling, uiting of nalaten van de Stichting, haar bestuur of medewerkers, anders dan het nemen van een besluit waartegen bezwaar of beroep openstaat, tenzij de klacht enkel de wijze van totstandkoming van dat besluit betreft.
• Subsidieregelingen: Subsidieregelingen ten behoeve van voedseltuinen waarbij de Stichting een adviserende of organiserende rol vervult.

Artikel 2. Doelstellingen

Deze klachtenregeling heeft tot doel:

• Het bieden van een laagdrempelige en transparante procedure voor de opvang en afhandeling van klachten.
• Het beschermen van de rechtspositie van de Klager.
• Het verkrijgen van inzicht in de oorzaken van klachten om de kwaliteit van de dienstverlening, adviezen en betrokkenheid bij subsidieregelinen continu te verbeteren.

Artikel 3. Reikwijdte

Deze regeling is van toepassing op alle klachten over een gedraging van de Stichting, haar bestuur of medewerkers, in relatie tot de doelstellingen van de Stichting. Dit omvat uitdrukkelijk de rol en het handelen van de Stichting in het kader van subsidieregelingen. 

Hoofdstuk 2. De klachtprocedure

Artikel 4. Indienen van een klacht

1. Een klacht wordt schriftelijk ingediend en is voorzien van een dagtekening en de naam en het adres van de Klager.
2. De klacht bevat een duidelijke omschrijving van de gedraging waartegen de klacht is gericht, en waar mogelijk de namen van de betrokken personen en de datum waarop de gedraging heeft plaatsgevonden.
3. De klacht wordt gericht aan het Bestuur van de Stichting Groninger Voedseltuinen. Het Bestuur wijst een onafhankelijk persoon binnen of buiten de Stichting aan als Klachtencoördinator ter behandeling.
4. De Stichting neemt klachten in beginsel niet in behandeling als de gedraging langer dan één jaar vóór de indiening van de klacht heeft plaatsgevonden.

Artikel 5. Ontvangst en ontvangstbevestiging

1. Binnen tien  werkdagen na ontvangst van de schriftelijke klacht zendt de Klachtencoördinator een ontvangstbevestiging aan de Klager.
2. De ontvangstbevestiging vermeldt de termijn waarbinnen de klacht wordt behandeld en de contactgegevens van de Klachtencoördinator.
3. Indien een klacht niet voldoet aan de eisen van artikel 4, lid 1, wordt de Klager in de gelegenheid gesteld de gebreken binnen twee weken te herstellen.

Artikel 6. Informele en formele afhandeling (Het Hoor en Wederhoor)

1. De Klachtencoördinator tracht in eerste instantie de klacht informeel op te lossen, bijvoorbeeld door middel van bemiddeling of een gesprek tussen Klager en de betrokkene.
2. Indien de informele afhandeling niet tot een bevredigende oplossing leidt, of indien de Klager direct een formele behandeling wenst, wordt de klacht formeel in behandeling genomen.
3. De Klachtencoördinator stelt de betrokkene(n) op wie de klacht betrekking heeft schriftelijk op de hoogte van de klacht en de procedure.
4. Zowel de Klager als de betrokkene(n) krijgen de gelegenheid om schriftelijk en/of mondeling te worden gehoord. Klager en betrokkene(n) mogen zich laten bijstaan door een onafhankelijk persoon.

Artikel 7. Afhandelingstermijn en oordeel

1. De Klachtencoördinator handelt de klacht af binnen tien weken na ontvangst van de klacht.
2. Deze termijn kan ten hoogste eenmaal met vijf weken worden verdaagd, waarover Klager en betrokkene(n) schriftelijk en gemotiveerd in kennis worden gesteld.
3. Na het onderzoek brengt de Klachtencoördinator een schriftelijk en gemotiveerd oordeel uit aan het Bestuur over de gegrondheid van de klacht en formuleert eventuele aanbevelingen.
4. Het Bestuur stelt de Klager en de betrokkene(n) schriftelijk in kennis van het oordeel van de Klachtencoördinator en de eventuele maatregelen die de Stichting naar aanleiding van de klacht zal treffen.

Hoofdstuk 3. Slotbepalingen

Artikel 8. Vertrouwelijkheid en Register

1. De Klachtencoördinator en alle betrokkenen bij de klachtbehandeling behandelen de ingediende klacht vertrouwelijk. Persoonsgegevens worden beschermd.
2. De Stichting houdt een register bij van alle ingediende klachten en de wijze van afhandeling, dat jaarlijks geanonimiseerd en samengevat wordt opgenomen in het jaarverslag van de Stichting.

Artikel 9. Publicatie en Inwerkingtreding

1. Deze Klachtenregeling wordt ter kennis gebracht aan alle bij de Stichting betrokkenen en wordt gepubliceerd op de website van de Stichting (www.groningervoedseltuinen.nl).
2. Deze Klachtenregeling treedt in werking op 1 januari 2026.

Toelichting

Klachtencoördinator: Het is belangrijk dat de Klachtencoördinator een persoon is die niet direct betrokken is bij de dagelijkse uitvoering van de subsidieregeling en onpartijdig kan oordelen. Voor een kleine stichting kan dit een onafhankelijk bestuurslid of een extern ingehuurde professional zijn.